Cómo funcionan los espacios
Un espacio es un lugar que alquilas en un pedido, un lugar donde guardas material o ambas cosas. Qué lo distingue y dónde está cada cosa.
Un negocio de alquiler no solo alquila material. Muchos alquilan también lugares, como un estudio, un plató o una sala de eventos, y todos guardan su material en algún sitio: un almacén, una trastienda, un plató entre rodajes. Las tres carpas grandes, las 120 sillas Chiavari y las 12 mesas redondas de la boda de Landmark Venues pasan la semana en tu almacén principal, y el cliente puede reservar además tu Sala Jardín para la cena.
En Filmo cada uno de esos lugares es un . Piensa en una habitación de hotel que es también su trastero: la misma ficha puede reservarla un cliente y guardar material. En la boda, “Sala Jardín” es un espacio que alquilas y “Almacén principal” es un espacio donde se guardan las carpas y las sillas. Importa porque un espacio sigue sus propias reglas: no tiene cantidad, está libre u ocupado, y el stock que hay en él pertenece a tus artículos.
Dos papeles, una ficha
| Papel | Qué significa | En la boda |
|---|---|---|
| Un lugar que alquilas | Lo añades a un pedido como una línea más, con su precio. Queda ocupado en las fechas de esa línea y no se reparte entre pedidos. | La Sala Jardín, reservada para la cena |
| Un lugar donde se guarda material | El stock de tus artículos se ubica en él. Si es un almacén, puedes dividirlo en pasillos, estanterías y niveles. | El almacén principal, donde se guardan las carpas y las sillas |
Un espacio puede tener los dos papeles a la vez, como un plató que guarda material entre rodajes, solo uno de ellos o ninguno.
Tres ideas para empezar
- Ser almacén solo activa las ubicaciones internas. Activar te deja dividir el espacio en pasillos, estanterías y niveles. No impide alquilarlo, y cualquier espacio puede guardar stock.
- El pedido decide cuándo está ocupado un espacio. Lo ocupan las líneas de los pedidos reservados, más su antes y después, sus y cualquier incidencia que lo bloquee. Un pedido en borrador no lo ocupa.
- El pedido siempre muestra el espacio tal como es hoy. Si cambias el nombre o las fotos de un espacio, los pedidos que lo usan muestran el cambio. Si lo eliminas, sus líneas se quedan sin espacio.
Qué cambian los ajustes de un espacio
Un espacio no tiene un ciclo de estados como un pedido. Tiene tres ajustes que cambian lo que puedes hacer con él:
| Ajuste | Valores | Qué cambia |
|---|---|---|
| Activo | Activo (por defecto) o inactivo | Un espacio inactivo no se puede guardar en un pedido y desaparece de la app de Campus. No hay ningún interruptor en pantalla: se cambia a través de NEO. |
| «Visibilidad» | «Público» o «Privado» (por defecto) | Solo si el espacio puede aparecer en la app móvil de Campus. En el resto de Filmo, un espacio privado se ve igual que uno público. |
| «Espacio de tipo almacén» | Activado (por defecto al crearlo) o desactivado | Si el espacio se puede dividir en ubicaciones internas. |
Almacenes y dónde se guarda tu material
Cada parte del stock, una carpa con su propio número de serie o un lote de 120 sillas, está ubicada en un espacio. En un almacén puede apuntar además a una como “Pasillo 2 › Estantería verde › Nivel 3”.
- Sirve cualquier espacio. Al añadir o mover stock puedes elegir cualquier espacio, sea almacén o no. Solo un almacén ofrece además «Ubicación en el almacén». Consulta Añade stock a un artículo.
- El espacio no cuenta su stock. Su ficha no lista lo que hay en él: dónde está cada cosa lo ves en la ficha de cada artículo. Las ubicaciones internas sí muestran un contador.
- No hay límite de lo que cabe. Filmo no controla cuánto material entra en un espacio; la capacidad de su ficha se refiere a personas.
- El stock también llega a un espacio cuando recepcionas una orden de compra, añades un subalquiler o registras material en consignación. Cada uno te pregunta a qué espacio va.
Nota: El texto de ayuda junto a «Espacio de tipo almacén» dice que un espacio que no es almacén no interviene en el inventario ni en la disponibilidad. En la práctica, desactivarlo solo oculta las ubicaciones internas: puedes seguir ubicando stock en el espacio y alquilarlo, y la disponibilidad se cuenta igual.
La lista de espacios y la ficha del espacio
Todo lo de los espacios está en «Espacios», en el grupo de recursos de la barra lateral. Tiene tres entradas: «Espacios» (la lista), «Incidencias» (las incidencias de los espacios) y «Calendario» (el «Calendario de espacios»).
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Crear un espacio | Lista → «Crear espacio» | Crea un espacio |
| Describirlo: capacidad, tamaño, prestaciones, fotos | Ficha del espacio → «Resumen» y columna derecha | Crea un espacio |
| Dividir un almacén en pasillos y estanterías | «Resumen» → «Ubicaciones del almacén» | Organiza un almacén en pasillos, estanterías y niveles |
| Mostrarlo en la app de Campus | «Resumen» → «Visibilidad en app interna» | Visibilidad del espacio en la app de Campus |
| Definir su precio de alquiler y su tiempo de preparación | «Resumen» → «Configuración de precios» | Define el precio de alquiler de un espacio |
| Alquilarlo para un trabajo | Pedido → buscador → «Espacios» | Añade un espacio a un pedido |
| Entender cuándo está ocupado | — | Cómo funciona la disponibilidad de los espacios |
| Bloquearlo unas fechas o ver sus reservas | Pestaña «Disponibilidad», o lista → «Indisponibilidades» | Bloquea un espacio en unas fechas |
| Eliminarlo o dejar de alquilarlo | «⋯» → «Eliminar espacio» | Elimina un espacio |
La lista de espacios
La lista tiene dos pestañas: «Catálogo», con tus espacios, e «Indisponibilidades», con los periodos bloqueados de todos los espacios. Arriba están «Crear espacio» y el menú «⋯» con «Importar», «Exportar», «Actualizar» y «Configuración».
- Columnas: «Nombre», «Almacén», «Ubicación», «Precio», «Etiquetas» y, en las cuentas de Campus, «Visibilidad en app». Eliges cuáles mostrar y puedes ordenar por nombre, ubicación y precio.
- La búsqueda mira en el nombre, la , la descripción, la colección, el edificio y la dirección. Dentro de una búsqueda tienen que aparecer todas las palabras; varias búsquedas se suman.
- Filtros: campos personalizados, etiquetas, colecciones, «Visibilidad», «Almacén», seguro, descuento y un rango de capacidad. No hay filtro de espacios activos o inactivos.
- «Cronograma» muestra la ocupación de los espacios que selecciones sin salir de la lista.
Para crear, actualizar o exportar espacios con una hoja de cálculo, usa «Importar», «Actualizar» y «Exportar». Cómo funcionan los archivos se explica en Importa espacios desde una hoja de cálculo.
La ficha del espacio
Pulsa un espacio de la lista para abrirlo. Sus pestañas:
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| «Resumen» | Las tarjetas «Información general», «Especificaciones físicas», «Prestaciones y equipamiento», «Configuración de precios», campos personalizados, «Ubicaciones del almacén» (solo almacenes) y «Visibilidad en app interna» (solo cuentas de Campus) |
| «Disponibilidad» | Los periodos bloqueados del espacio y el calendario mensual «Reservas e indisponibilidades» |
| «Incidencias» | Las incidencias del espacio (complemento de Mantenimiento) |
| «Relaciones» | Vínculos con otros registros mediante campos personalizados (complemento de campos personalizados) |
| «Historial de reservas» | Los pedidos en los que se ha reservado el espacio |
| «Historial de proyectos» | Los proyectos de esos pedidos |
| «Historial de actividad» | Cada cambio hecho en el espacio |
La columna derecha guarda imágenes, notas, etiquetas, archivos y tareas. El menú «⋯» de arriba tiene «Eliminar espacio».
Quién puede usarlo
Depende del permiso «Espacios», del grupo «Recursos». En modo ver puedes abrir la lista, cada espacio, el «Calendario de espacios» y los historiales. En modo editar puedes además crear, cambiar, eliminar, importar y exportar espacios, y gestionar sus ubicaciones, indisponibilidades y visibilidad en Campus. «Superadministrador», «Administrador» y «Editor» pueden editar; «Visualizador» solo puede mirar. La entrada «Incidencias» necesita su propio permiso.
No necesitas el permiso «Espacios» para alquilar un espacio en un pedido: basta con poder editar el pedido. puede consultar espacios y cambiar sus datos, precios y prestaciones, pero no los crea ni los elimina.
De un espacio nuevo a un pedido
- Crea el espacio Su nombre, si es almacén, su colección y sus etiquetas. Consulta Crea un espacio.
- Descríbelo Capacidad, planta, tamaño y prestaciones, en su «Resumen».
- Ponle precio, si lo alquilas Activa «Cobrar por uso» y elige cómo se cobra. Consulta Define el precio de alquiler de un espacio.
- Organiza el almacén, si guarda material Crea sus pasillos, estanterías y niveles. Consulta Organiza un almacén en pasillos, estanterías y niveles.
- Bloquea lo que no se puede alquilar Obras, cierres u horario lectivo. Consulta Bloquea un espacio en unas fechas.
- Resérvalo en un pedido Añádelo desde el buscador del pedido y reserva. Consulta Añade un espacio a un pedido.
- Retíralo Elimínalo cuando ya no lo uses. Consulta Elimina un espacio.
Conviene saber
- Filmo no trae tipos de espacio como “plató”, “sala” o “almacén”. Clasifica tus espacios con colecciones, etiquetas y campos personalizados.
- Dos pedidos reservados no pueden ocupar el mismo espacio a la vez, contando el tiempo de preparación.
- La capacidad es solo informativa: no limita las personas de un pedido ni el material que guardas.
- Los costes interno y de subalquiler de un espacio todavía no cuentan en la rentabilidad del pedido. Son cifras de referencia en la ficha del espacio.
- Eliminar un espacio es definitivo, y Filmo no comprueba antes los pedidos que lo usan.
Siguiente paso
Configura tu primer espacio: Crea un espacio.