Cómo funciona la disponibilidad de los espacios
Qué ocupa un espacio: pedidos reservados con su tiempo de preparación, indisponibilidades e incidencias bloqueantes, y qué comprueba Filmo.
Una sala solo puede acoger un evento a la vez. Si la Sala Jardín está reservada para una presentación el sábado por la tarde, no puedes prometérsela a Landmark Venues en esas horas, y necesitas un rato entre las dos para recogerla y volver a montarla.
Filmo te lleva ese calendario. Un espacio se reserva entero, como una sala de reuniones en un calendario compartido: no tiene cantidad y nunca se reparte entre pedidos. El material se cuenta de otra forma; consulta Cómo funciona la disponibilidad del material.
Qué ocupa un espacio
| Qué | Ocupa el espacio | Durante cuánto |
|---|---|---|
| Una línea de pedido | Desde que el pedido se reserva hasta que el espacio se verifica en la devolución. Las líneas en borrador, canceladas o perdidas no lo ocupan. Una línea devuelta pero sin verificar sí. | Las fechas de la línea más el tiempo de preparación del espacio |
| Una indisponibilidad | Mientras está en vigor | Sus fechas, o cada repetición de una serie semanal |
| Una incidencia bloqueante | Mientras no esté completada ni perdida | Cualquier fecha: no tiene fechas propias |
El del espacio se suma antes y después de cada reserva, y una es un periodo que bloqueas a propósito. Una es un registro de «Incidencias», del complemento de Mantenimiento, que deja el espacio fuera de uso hasta que se resuelve.
Filmo compara horas exactas, no días enteros. Dos reservas el mismo día no chocan si sus horas, contando el tiempo de preparación, no se tocan.
Qué comprueba Filmo al guardar un pedido
Cuando creas, guardas o reservas un pedido, Filmo comprueba cada espacio que has añadido o cuyas fechas han cambiado. Rechaza el cambio si:
- otro pedido reservado ocupa el espacio en esas horas, contando el tiempo de preparación;
- el mismo pedido tiene el espacio dos veces en horas que se solapan;
- el espacio tiene una indisponibilidad o una incidencia bloqueante en ese momento;
- es un .
El mensaje es “Hay recursos no disponibles en el periodo seleccionado. Revisa las fechas o las asignaciones.”. Consulta Soluciona “Hay recursos no disponibles” con un espacio en un pedido.
Nota: Filmo solo comprueba lo que añades o mueves. Un choque que ya estaba guardado sigue ahí hasta que alguien cambie esas fechas.
Dónde lo ves
- La pestaña «Disponibilidad» del espacio: sus periodos bloqueados y el calendario mensual «Reservas e indisponibilidades», con un enlace a cada pedido.
- El , en «Espacios» → «Calendario»: un cronograma de varios espacios a la vez.
- «Cronograma», en la lista: la ocupación de los espacios que selecciones.
- «Analizar ocupación con NEO», en la ficha del espacio, si tu cuenta tiene NEO.
Los calendarios, la app de Campus y los conflictos muestran un periodo bloqueado como “No disponible”, sin su motivo.
Conviene saber
- Un pedido en borrador no ocupa un espacio, así que dos borradores pueden pedir la misma sala. Se la queda el primero que se reserve.
- El buscador del pedido muestra todos los espacios, también los inactivos. La comprobación llega al guardar.
- Los espacios no se asignan desde el planificador: se reservan en el pedido.
- La capacidad no limita nada: un espacio admite una reserva a la vez, sea cual sea su tamaño.
Siguiente paso
Bloquea un espacio por obras, un cierre o el horario lectivo: Bloquea un espacio en unas fechas.