Cómo funcionan las consignaciones
Asigna propietarios al material, entiende su parte de cada pedido y distingue liquidar una consignación de pagar al propietario.
Cualquiera con el permiso «Pedidos» en modo ver puede abrir y sus pestañas. Cambiar los dueños de una unidad necesita «Inventario» en modo editar; cambiar un porcentaje en un pedido, «Pedidos» en modo editar; y liquidar y registrar facturas, «Compras» en modo editar y el complemento Compras.
Consignaciones es un complemento de pago, que se factura por usuario, con 30 días de prueba gratis. Sin él, la entrada «Consignaciones» del menú muestra la insignia del complemento.
No todo el material que alquilas tiene que ser tuyo. Una empresa colaboradora guarda contigo su mobiliario, un fotógrafo te deja en depósito dos kits de iluminación o compras una carpa a medias con otra empresa de alquiler. Alquilas ese material como si fuera tuyo y pagas a su dueño un porcentaje de lo que genera.
Filmo registra quién es cada y qué le corresponde, calcula su parte en cada pedido y prepara los documentos para pagarle. Funciona como una tienda que vende a comisión: la mercancía está en tus estanterías, tú haces el negocio y el dueño cobra su parte cuando liquidáis.
Piensa en la boda de Landmark Venues. De sus 120 sillas Chiavari, 40 son de una empresa de eventos de la zona, que te las deja a cambio del 30 % de lo que generen. Cuando la boda alquila esas 40 sillas, el 30 % de su línea es de la empresa de eventos y el 70 % restante, el , se queda contigo. Nunca tienes que calcularlo a mano, y lo que debes al propietario cuenta como coste del pedido.
Tres ideas que conviene tener claras
- La propiedad está en el stock. Cada unidad con , o cada , puede tener uno o varios propietarios, cada uno con su . Ese es tu . Lo que queda hasta el 100 % es tuyo.
- El de un pedido está vivo hasta que se liquida. Hasta entonces, el importe de cada propietario sigue los precios y descuentos actuales del pedido.
- Liquidar no es pagar. Una es una a nombre del propietario; su factura y el pago vienen después.
Del stock consignado al pago al propietario
- Asigna propietarios En la ficha de la unidad o del artículo, registra quién es el dueño del material y su porcentaje.
- Alquílalo Añade el material a los pedidos como siempre. Filmo reconoce las unidades y filas consignadas y calcula la parte de cada propietario.
- Ajusta, si hace falta En la tarjeta «Consignaciones» del pedido, cambia el porcentaje de un propietario solo para ese pedido.
- Liquida Desde el pedido, «Histórico» o «Propietarios», crea la orden de compra de liquidación: una por propietario y pedido. Lo que liquidas queda congelado.
- Factura y paga Registra la factura del propietario contra la orden de compra, valídala y págala en Tesorería.
En qué punto está cada parte
Estados de la consignación: pendiente, confirmado, facturado y pagado
Cada (lo que corresponde a un propietario de una línea del pedido) tiene su propio estado. Filmo lo calcula a partir de los documentos que la respaldan; no se cambia a mano.
| Estado | Cuándo | Qué significa |
|---|---|---|
| «Pendiente» | La parte no tiene orden de compra de liquidación. | Su importe sigue al pedido en vivo. Aún puedes cambiar el porcentaje y liquidarla. |
| «Confirmado» | Tiene orden de compra de liquidación, aunque sea un borrador, o la factura del propietario sigue en borrador o se anuló. | Porcentaje, base e importe quedan congelados. Ya no se ofrece para liquidar otra vez. |
| «Facturado» | La factura del propietario de esa orden de compra está validada. | Lo que no cubren los pagos registrados se sigue debiendo al propietario. |
| «Pagado» | Los pagos de esa factura cubren su total, impuestos incluidos. | Estás en paz con el propietario por esa parte. |
Una parte también puede retroceder: si su factura vuelve a borrador o se anula, vuelve a «Confirmado». Si la quitas de la orden de compra, vuelve a «Pendiente».
Dónde está cada cosa
«Consignaciones» está en el grupo «Finanzas» de la barra lateral, después de Tesorería, con tres pestañas: «Stock», «Histórico» y «Propietarios». La información de consignación aparece también en las fichas del artículo y de la unidad, en el pedido, en las páginas de entrega y devolución, en la ficha del contacto propietario y en Compras.
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Registrar quién es dueño de una unidad o un lote | Ficha de la unidad o del artículo → tarjeta «Consignación» | Asigna propietarios a material consignado |
| Recibir un lote de material de otra persona | Ficha del artículo → «Añadir Stock» → «Stock consignado» | Añade stock consignado a bultos |
| Ver qué corresponde a cada propietario en un pedido | Pedido → tarjeta «Consignaciones» → «Ver todas» | Cómo se calcula el reparto de consignación de un pedido |
| Cambiar el porcentaje de un propietario en un pedido | Pedido → «Consignaciones» → «Ver todas» | Liquida la parte de un propietario desde un pedido |
| Liquidar la parte de un propietario en un pedido | Pedido → «Consignaciones» → «Ver todas» → «+ PO» | Liquida la parte de un propietario desde un pedido |
| Liquidar muchas partes a la vez | «Consignaciones» → «Histórico» o «Propietarios» | Liquida varias consignaciones a la vez |
| Registrar y pagar la factura del propietario | «Consignaciones» → «Histórico» o «Propietarios», y luego Compras y Tesorería | Registra y paga la factura de un propietario |
| Ver qué está consignado, qué ha generado y qué se debe | «Consignaciones» → «Stock», «Histórico», «Propietarios»; ficha del contacto → «Consignaciones» | Ingresos del propietario e importes por liquidar |
| Corregir o deshacer una liquidación | Compras → la orden de compra de liquidación | Corrige o deshaz una liquidación de consignación |
Conviene saber
- Cualquier orden de compra de liquidación es un compromiso, aunque sea un borrador. Para deshacerla, quita sus líneas o bórrala mientras siga en borrador.
- No hace falta esperar a facturar al cliente para liquidar: la orden de compra es por el importe completo de la parte.
- Los pedidos en o no suman a lo que debes, pero puedes liquidarlos si los incluyes a propósito.
- El reparto no distingue alquiler de venta: si vendes material consignado en un pedido, la línea de venta se reparte entre sus propietarios y tú sobre su precio de venta.
- El y tu web pública no muestran nada de las consignaciones.
Atención: Borrar el contacto de un propietario borra también su propiedad, sin avisar: su material deja de estar consignado. Conserva el contacto mientras tenga material.
Siguiente paso
Registra quién es dueño de tu material consignado: Asigna propietarios a material consignado.