Cómo funcionan los contactos
Un contacto es un cliente, proveedor u otra persona o empresa con la que trabajas. Tipos y roles, qué guarda la ficha y dónde se hace cada tarea.
Un negocio de alquiler trata con mucha gente de fuera. Landmark Venues reserva la boda y paga la factura, Dana Ortiz, su responsable de eventos, es quien llama por las sillas, y cuando te falta una carpa la alquilas a otra empresa. Necesitas tenerlos a todos a mano, con sus datos y con la forma en que sueles trabajar con cada uno.
En Filmo cada uno de ellos es un . Piensa en «Contactos» como la agenda del negocio, donde cada ficha recuerda además cómo trabaja contigo ese cliente: moneda, forma de pago, descuento e impuestos. En la boda, “Landmark Venues” es una empresa con el rol «Cliente» y Dana Ortiz es una persona vinculada a ella. Importa porque los pedidos, presupuestos, facturas, compras, Tesorería y el toman el cliente de aquí.
Tres ideas para empezar
- Personas y empresas comparten la misma ficha. Que un contacto sea empresa o persona cambia qué vínculos puedes crear, no cómo presupuestas, facturas o cobras.
- Un contacto, un rol. Si una empresa te alquila y además te suministra, son dos contactos con el mismo y distinto rol. Lo que Filmo no permite son dos contactos con el mismo NIF y el mismo rol.
- Las condiciones de la ficha son valores iniciales. Cuando eliges el contacto en un pedido o un documento, Filmo copia su moneda, forma de pago, descuento e impuestos. Cambiar la ficha después no cambia lo que ya has creado.
Tipos y roles de contacto
Cada contacto tiene un y un . El tipo dice qué es el contacto:
| Tipo | Qué cambia |
|---|---|
| «Empresa» | Puede vincular a las personas que trabajan en ella, con su puesto, y en pedidos y proyectos eliges a una de ellas como persona de contacto. El formulario lo propone al crear un contacto. |
| «Persona» | Se puede vincular a una empresa. Por sí sola no tiene persona de contacto. |
El rol dice qué es el contacto para tu negocio. Cada contacto tiene uno:
| Rol | Para qué sirve |
|---|---|
| «Cliente» | A quien alquilas y vendes. El formulario lo propone al crear un contacto. |
| «Proveedor» | Las empresas a las que compras o subalquilas. Añade la pestaña «Compras» a la ficha. |
| «Prospecto», «Deudor», «Acreedor» | Para clasificar los contactos y filtrar la lista. |
| «Estudiante», «Profesor» | Solo en cuentas de Campus. Añaden a la ficha los datos académicos del contacto. |
| «Otro» | Contactos importados o creados desde una integración sin rol. No se puede elegir en pantalla. |
Fuera de eso, el rol no limita lo que puedes hacer con un contacto. Cualquier contacto puede ser propietario de material en consignación, por ejemplo. Los estudiantes y profesores se explican en Estudiantes y profesores como contactos.
La lista de contactos y la ficha del contacto
Todo lo de los contactos está en «Contactos», en la barra lateral. Primero se abre la lista; pulsa una fila para abrir su ficha.
La lista de contactos
La lista muestra «Nombre» (con el debajo), «Email», «Teléfono», «Ciudad», el tipo con el rol y «Etiquetas». Arriba tienes los segmentos «Personas» y «Empresas», los filtros, el buscador «Buscar contacto», «Crear contacto» y el menú «⋯» con «Importar», «Actualizar» y «Exportar».
La ficha del contacto
La ficha tiene estas pestañas. Algunas solo aparecen con un permiso o un complemento:
| Pestaña | Qué contiene | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| «Resumen» | Las tarjetas «Información general», «Contactos relacionados», «Direcciones», «Preferencias» y «Mandatos SEPA», y los campos personalizados | Siempre («Mandatos SEPA» necesita el permiso «Tesorería») |
| «Oportunidades» | Las oportunidades comerciales del contacto | El complemento «CRM» |
| «Ventas» | Sus facturas, presupuestos y proformas | Siempre |
| «Relaciones» | Los registros vinculados a él mediante campos personalizados | El complemento «Campos personalizados PRO» |
| «Historial de pedidos» | Los pedidos de los que es cliente | No en cuentas de facturación |
| «Compras» | Lo que le has comprado | Rol «Proveedor» y permiso «Compras» |
| «Consignaciones» | El material suyo que alquilas | Es propietario de material y tienes el permiso «Pedidos» |
| «Historial de actividad» | Quién cambió qué y cuándo | El contenido necesita el complemento «Historial de actividad» |
La columna lateral tiene la foto, las notas, las etiquetas, la tarjeta «Portal del cliente», los archivos, «Correos» y las tareas. El menú «⋮» ofrece «Ejecutar workflow» (solo administradores), «Invitar al portal» y «Eliminar contacto».
Dónde se hace cada tarea
| Quieres | Dónde | Cómo |
|---|---|---|
| Añadir un cliente, proveedor o prospecto | Lista → «Crear contacto» | Crea un contacto |
| Encontrar un contacto o un grupo de contactos | Lista → «Buscar contacto», segmentos y filtros | Busca y filtra contactos |
| Corregir el nombre, el NIF, el email o el teléfono | «Resumen» → «Información general» → «Editar» | Edita los datos de un contacto |
| Añadir una dirección de facturación o de entrega | «Resumen» → «Direcciones» → «Añadir» | Añade una dirección a un contacto |
| Vincular a la responsable de eventos de una empresa | «Resumen» → «Contactos relacionados» → «Vincular contacto» | Vincula una persona a una empresa |
| Fijar la moneda, el email de facturación, la forma de pago, el vencimiento o el descuento | «Resumen» → «Preferencias» → «Editar» | Preferencias del contacto |
| Fijar impuestos por defecto o datos de factura electrónica | «Preferencias» → «Impuestos» y «Campos Factura-e» | Define los impuestos por defecto de un contacto |
| Dar al cliente acceso a sus documentos | «⋮» → «Invitar al portal» | Invita a un cliente al portal |
| Ver sus oportunidades | Pestaña «Oportunidades» | Vincula pedidos, presupuestos y proyectos a una oportunidad |
| Quitar un contacto creado por error | «⋮» → «Eliminar contacto» | Elimina un contacto |
| Unificar un cliente que está dos veces | — | Corrige contactos duplicados |
Importar, actualizar y exportar contactos con una hoja de cálculo se explica en Importa contactos desde una hoja de cálculo.
Conviene saber
- Abrir los contactos necesita el permiso «Contactos» en modo ver, y cambiarlos, en modo editar. El permiso está en el grupo «Otros» de los roles personalizados.
- Una usa los contactos de su cuenta de origen: los que crea se guardan allí y no puede importarlos, exportarlos ni eliminarlos.
- No hay archivo. Los contactos no se pueden ocultar de la lista ni de los selectores, así que la alternativa a eliminar un contacto es dejarlo como está.
- Tu personal y tus contactos son registros separados. Un técnico que además te factura como autónomo existe dos veces, una en Personal y otra en Contactos, y mantienes los dos al día.
- El consentimiento de marketing, las preferencias por canal y las carpetas no están en pantalla: solo se fijan desde un archivo o mediante integraciones.
Siguiente paso
Añade tu primer cliente: Crea un contacto.