Cómo funciona el portal del cliente
El portal del cliente es el espacio de tus clientes para ver sus documentos, pedidos y material, y para firmar, pagar, comunicar daños o escribirte.
Incluido en todas las cuentas, sin complemento. Lo configuran los administradores; cualquiera que pueda editar un contacto puede invitar a clientes.
Antes de un evento, un cliente te escribe varias veces: si puedes reenviarle el presupuesto, si la factura ya consta como pagada, qué carpas han salido, cuándo vuelven las sillas. Cada respuesta obliga a alguien de tu equipo a parar, buscarlo y enviarlo.
El responde a esas preguntas por ti. Es el espacio propio de tus clientes, con tu logo y tus colores, donde ven sus facturas, presupuestos, proformas, contratos y abonos, sus pedidos y el material que tienen fuera, y donde pueden firmar, pagar, comunicar daños y escribirte. Piensa en él como la banca online de su cuenta contigo: lo consultan cuando quieren y siempre muestra lo que hay en Filmo.
Para la boda de Landmark Venues, invitas al responsable de eventos del recinto. Firma el presupuesto de la boda, paga la primera factura con tarjeta, comprueba las tres carpas grandes con el albarán cuando llegan y comunica una silla rota, sin escribir ni un correo a tu oficina.
Tres cosas deciden lo que ve un cliente
El portal nunca muestra más de lo que hay en Filmo, y lo controlas en tres niveles. Gana el más concreto.
| Nivel | Dónde se ajusta | Ejemplo |
|---|---|---|
| Los ajustes generales del portal | «Ajustes» → «Portal del cliente» → «Editar portal» | Ocultar «Incidencias» a todos los clientes |
| Los ajustes propios del contacto | «Configurar acceso» en ese contacto | Dejar que Landmark Venues revise albaranes, y nadie más |
| El estado de cada documento | El propio documento | Una factura o un contrato en borrador nunca llega al portal |
Dos formas de entrar: una cuenta o un enlace por correo
Un cliente con tiene su propia cuenta: lo invitas, la activa y ve todo lo que permite su contacto. Un cliente sin cuenta puede abrir igualmente un documento desde el de un correo que enviaste sin .
| Cuenta del portal | Enlace por correo | |
|---|---|---|
| Cómo entra | Con su email y contraseña, o con Google | Con el botón del correo, sin iniciar sesión |
| Qué ve | Todas las secciones que has activado, de los contactos para los que se le invitó | Solo ese documento |
| Qué puede hacer | Ver, descargar, firmar, pagar, comunicar incidencias, revisar albaranes y chatear | Ver el documento y, según su tipo, firmarlo o pagarlo |
| Cuánto dura | La sesión dura 30 días; después vuelve a entrar | 7 días |
Conviene saber
- No hay paso de publicación. Lo que un administrador guarda en los ajustes del portal se aplica a todos los clientes al momento.
- Una persona solo ve los contactos para los que se la invitó. Las relaciones entre contactos de tu CRM no lo amplían: si tres personas de Landmark Venues deben ver los documentos de la boda, invita a cada una.
- Un email es una sola cuenta del portal para todas las empresas que usan Filmo. Si el responsable de eventos también alquila a otra empresa, ve las dos por separado en «Tus accesos», y sus datos nunca se mezclan.
- El portal no avisa de los documentos nuevos. Una factura nueva aparece en él, pero el cliente no recibe ningún correo: envíale el documento para que lo sepa.
- El portal solo escribe al cliente para la invitación, después de que firme o pague y cuando le publicas una incidencia.
- Las listas muestran los 500 documentos más recientes de cada tipo, así que el portal no es un extracto de cuenta completo.
No lo confundas con
- Tu : el catálogo online que publicas con el , donde los visitantes piden material. El portal del cliente puede enlazarlo.
- El portal de cliente de Stripe, donde gestionas tu propia suscripción a Filmo.
- Campus: en las cuentas de Campus, el portal se llama «Portal del estudiante».
Siguiente paso
Ajusta cómo se ve el portal y qué muestra: Ajustes del portal del cliente.