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Verifactu para empresas de alquiler de material: qué cambia y cómo prepararte
Prepara tu facturación de alquiler: distingue el calendario legal vigente de los cambios anunciados, separa fianzas y anticipos y comprueba qué envía realmente tu programa.
VERI*FACTU es una de las modalidades con las que un programa puede cumplir las reglas españolas de registros de facturación. Para una empresa de alquiler, la preparación empieza por distinguir facturas, anticipos y fianzas reembolsables. Esta guía ofrece información general para España; tu asesor debe confirmar las reglas aplicables a tu negocio.
¿Qué es Verifactu?
El reglamento de sistemas de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, exige registros trazables. VERI*FACTU es, concretamente, la modalidad que remite esos registros a la Agencia Tributaria. Conviene separar el reglamento de esa modalidad al preguntar qué admite un programa.
El reglamento también permite una modalidad sin remisión continua, con requisitos adicionales de conservación de registros. Ninguna elimina la obligación de conservar facturas y justificantes. Pide la declaración responsable de la versión y modalidad del programa que vayas a utilizar.
¿Desde cuándo es obligatorio?
Comprobado el 23 de octubre de 2026: el reglamento consolidado mantiene los siguientes plazos para los obligados incluidos en su ámbito. Son distintos de la fecha posterior anunciada por el Ministerio.
| Quién | Fecha |
|---|---|
| Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades) | 1 de enero de 2027 |
| Resto de obligados incluidos en el reglamento | 1 de julio de 2027 |
El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció la previsión de aplazar las obligaciones pendientes hasta octubre de 2028. La comunicación describe un cambio previsto; el texto consolidado del BOE consultado para esta guía sigue recogiendo las fechas de 2027 de la tabla. Revisa las fuentes oficiales antes de fijar un plazo de implantación. El ámbito también importa: el SII y los regímenes forales tienen exclusiones o reglas específicas.
Qué cambia en una empresa de alquiler
Revisa estos documentos con la persona responsable de facturación:
- Presupuestos y proformas. Sepáralos de las facturas emitidas. Una proforma no sustituye a la factura exigible por un anticipo sujeto a IVA.
- Anticipos. Determina cuándo un cobro adelanta el precio del alquiler y cómo se factura y descuenta en la factura final.
- Fianzas. Registra la garantía reembolsable separada del precio del alquiler. Revisa su tratamiento si la aplicas a días de alquiler, servicios o indemnizaciones.
- Daños y faltas. Decide con tu asesor si el cargo remunera una operación o es una indemnización antes de elegir su tratamiento fiscal y documento. Si corriges una factura emitida, sigue el procedimiento de rectificación aplicable.
- Subalquileres. La factura que te emite el proveedor es una compra y sigue su propio circuito. La que tú emites al cliente final incluye ese material como una línea más.
- Facturas desde varias herramientas. Identifica todos los sistemas que emiten facturas y pregunta cómo cumple cada uno las reglas aplicables a tu empresa.
Verifactu y Facturae no son lo mismo
Facturae es un formato español de factura electrónica; VERI*FACTU se refiere al envío de registros de facturación. Descargar un Facturae no demuestra que se hayan enviado registros a la Agencia Tributaria. Para clientes públicos, confirma el formato, la firma, los centros administrativos y el canal de presentación que exige el destinatario.
Cómo prepararte, paso a paso
- Haz inventario de dónde salen hoy tus facturas: programa de alquiler, contabilidad, hojas de cálculo, facturas a mano en el almacén.
- Pregunta a cada proveedor de software si cumple el reglamento y en qué modalidad. Los fabricantes tienen que declarar por escrito que su programa cumple.
- Deja de usar proformas como facturas y factura los anticipos en el momento del cobro.
- Revisa el contrato de alquiler: cómo se aplica la fianza, cómo se cobran los daños y en qué plazo.
- Comprueba los datos fiscales de tus clientes (razón social, NIF y dirección completa): una factura que no se puede editar obliga a tener los datos bien desde el principio.
- Si trabajas con la administración, comprueba que puedes generar Facturae con los códigos de oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
Cómo lo resuelve Filmo
En Filmo puedes crear presupuestos, facturas y abonos desde el pedido. Las facturas españolas y los abonos formales validados que cumplen los requisitos permiten descargar Facturae 3.2.2 en XML. Filmo no firma electrónicamente ni presenta ese archivo. La conexión Invopop/VERI*FACTU no está operativa actualmente: la descarga Facturae no acredita cumplimiento de VERI*FACTU. El envío de documentos validados a Holded requiere la conexión correspondiente y una automatización activada. Consulta presupuestos y facturación y en la integración con Holded.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu en el alquiler
- ¿Verifactu afecta a los presupuestos?
- Los presupuestos y las proformas no son facturas. Identifícalos claramente y factura los anticipos sujetos al impuesto cuando corresponda; una fianza reembolsable es un cobro distinto.
- ¿Tengo que facturar la fianza?
- No mientras sea una garantía que se devuelve. Si la retienes para cobrar días extra de alquiler, esos días se facturan con IVA. Si la retienes para compensar un daño, el tratamiento depende de la naturaleza y finalidad del cobro: revisa el caso real con tu asesor.
- ¿Puedo seguir corrigiendo una factura si me equivoco?
- No editándola. Una factura emitida queda registrada; si hay un error, se emite una factura rectificativa que la corrige. Por eso conviene tener bien los datos fiscales del cliente antes de facturar.
- ¿Qué pasa si sigo usando un programa que no cumple?
- La Ley General Tributaria establece sanciones para infracciones concretas relacionadas con los sistemas de facturación. Importan el supuesto y la responsabilidad: consúltalos con tu asesor y pide la declaración responsable al proveedor.
- ¿Verifactu y TicketBAI son lo mismo?
- No. TicketBAI pertenece a las haciendas forales del País Vasco. Confirma las reglas con la administración competente para tu empresa; tener un cliente o un evento en un territorio no determina por sí solo tus obligaciones.
Fuentes oficiales y fecha de revisión
Consultadas el 23 de octubre de 2026: BOE · Real Decreto 1007/2023, AEAT · SIF y VERI*FACTU y Hacienda · comunicación de 5 de octubre de 2026.