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Fianzas e IVA en el alquiler de material: cuánto pedir, cuándo devolverla y cuándo se factura
La fianza protege tu material, pero también genera dudas: cuánto pedir, cómo cobrarla y si lleva IVA. Lo esencial para empresas de alquiler, con los casos de daños y devoluciones tardías.
La fianza es el dinero que el cliente deja como garantía mientras tiene tu material, y que recupera cuando lo devuelve en buen estado. Bien planteada, evita discusiones; mal planteada, acaba en un correo de diez mensajes sobre si un arañazo estaba antes o no. Y casi siempre aparece la misma pregunta: ¿la fianza lleva IVA?
¿La fianza lleva IVA?
Una fianza realmente reembolsable es una garantía, no el pago del alquiler. Sepárala del precio y documenta su recepción y devolución. Un anticipo que paga parte del alquiler es distinto y puede devengar IVA al cobrarse. Esta sección se refiere al IVA español en su territorio de aplicación; las operaciones internacionales y otros territorios requieren una comprobación específica.
La cosa cambia si te quedas con la fianza, según para qué:
| Si retienes la fianza para… | Tratamiento habitual |
|---|---|
| Cobrar días extra de alquiler (devolución tardía) | Es precio del alquiler: se factura con IVA |
| Cobrar un servicio (limpieza, reparación que haces tú y facturas) | Es un servicio: se factura con IVA |
| Compensar un daño o una pérdida | Hay que determinar si es indemnización real o contraprestación; el nombre del cargo no decide el IVA |
En los daños importan la naturaleza y la finalidad del cobro, no solo la redacción del contrato. El artículo 78.3.1 de la Ley del IVA excluye las indemnizaciones que no remuneran una operación sujeta. Pide a tu asesor que clasifique el cargo real antes de decidir el documento y tratamiento fiscal.
Cuánto pedir de fianza
- Calcúlala sobre el valor de reposición del material, no sobre el precio del alquiler: lo que proteges es el equipo.
- Pide más a clientes nuevos o sin historial y menos a productoras con las que trabajas cada mes.
- Ten una regla escrita (por ejemplo, un porcentaje del valor de reposición por tipo de cliente) para que no la decida cada persona del mostrador.
- Para equipos de mucho valor, revisa cobertura, exclusiones y franquicia del seguro además de la fianza. Un certificado por sí solo no demuestra que cubra este alquiler, el transporte o el material de terceros.
Cómo cobrarla
- Preautorización en tarjeta: contrasta el plazo del bloqueo y las reglas de captura y liberación del proveedor con toda la duración del alquiler. El bloqueo puede caducar antes de terminar un alquiler largo.
- Transferencia o cobro con tarjeta: acuerda cómo y cuándo devolverás el dinero, incluido el tiempo de tramitación del proveedor.
- Sea cual sea el método, que quede asociada al pedido, con su importe, su fecha y su estado (cobrada, retenida, devuelta).
Qué hacer si el material vuelve dañado
- Revisa el material en la devolución, delante del cliente si es posible, y haz fotos.
- Compáralas con las fotos de la salida. Sin fotos de la salida, la discusión es palabra contra palabra.
- Valora el daño: coste de reparación o de reposición, según lo que diga el contrato.
- Comunícalo al cliente por escrito, con las fotos y el importe.
- Aplica la fianza y factura o devuelve la diferencia, según el caso.
Qué debe decir el contrato
La cláusula de fianza debe fijar el importe, cómo se cobra, contra qué se puede aplicar (días extra, daños, faltas, limpieza) y el plazo para devolverla tras la devolución del material. Tienes una estructura completa en nuestra plantilla de contrato de alquiler de equipos.
Cómo lo hace Filmo
En Filmo, la fianza es un movimiento de Tesorería vinculado al pedido y separado del importe cobrado por el alquiler. Puedes registrar su devolución o convertirla en pago. Registrar una devolución no acredita que el dinero se haya movido en el banco o proveedor de tarjeta: realiza ese movimiento por el canal correspondiente y concílialo. Los pagos de facturas desde el portal utilizan Stripe cuando está conectado y habilitado; eso no implica una preautorización de fianzas en tarjeta. Consulta alquiler de material audiovisual y en Verifactu en empresas de alquiler.
Preguntas frecuentes sobre fianzas en el alquiler
- ¿Hay que hacer factura de la fianza?
- Una garantía realmente reembolsable se registra por separado. Si se aplica a alquiler o servicios, revisa la factura y el IVA de esa operación. Una indemnización por daños requiere su propio análisis; no lo decidas solo por la palabra fianza.
- ¿En qué plazo hay que devolver la fianza?
- Fija un plazo claro de revisión y devolución en el contrato, conforme a la normativa aplicable. Explica los tiempos de tramitación del proveedor de pagos y comunica cuanto antes los daños o faltas pendientes.
- ¿Puedo quedarme la fianza si el cliente devuelve tarde?
- Puedes aplicarla a los días extra si el contrato lo prevé, y esos días se facturan con IVA como cualquier otro día de alquiler.
- ¿Es mejor fianza o seguro?
- Cubren riesgos distintos. Compara cobertura, exclusiones, franquicia, valor de reposición y cómo recuperarías una pérdida. Acuerda fianza y seguro adecuados al trabajo; ninguno garantiza recuperar todo el importe.
Base legal consultada el 23 de octubre de 2026: Ley 37/1992 · artículos 75 y 78. Confirma el tratamiento de tu operación con tu asesor.