Devolución de material de alquiler: contar, revisar y liberar stock

En una devolución pueden coincidir material propio, material de proveedores y varios trabajos en el mismo vehículo. Empieza por identificar a qué pedido corresponde cada cosa. El objetivo es decidir expresamente el estado de cada cantidad entregada o unidad serializada: recibida y revisada, pendiente de revisión, dañada o todavía ausente.

Prepara la devolución antes de que llegue el camión

• Ten a mano la lista de lo entregado, las sustituciones y los accesorios, no solo el presupuesto original.
• Identifica quién recibe la devolución y qué próximo trabajo depende de ese material.
• Separa zonas señalizadas para material sin revisar, stock utilizable, incidencias y devoluciones a proveedores. Identifica pedido y responsable.
• Prevé tiempo para descargar, contar, limpiar, cargar baterías y comprobar el funcionamiento según el equipo. La hora prevista de devolución no garantiza que esté listo para salir otra vez.

Dedica un campo a cada comprobación

Copia estas columnas en tu hoja de devolución o úsalas para revisar tu circuito actual. Comprueba el estado siguiendo las instrucciones del equipo; esta es una lista operativa, no un procedimiento de inspección técnica.

Resuelve una devolución parcial

Ejemplo ilustrativo: un pedido entregó 20 focos. Vuelven 18; uno tiene dañado el conector. Registra 18 recibidos y 2 pendientes. Revisa las unidades individualmente si están serializadas e identifica la dañada para crear una incidencia. No des por disponibles los 20 porque haya vuelto el camión.

En material por cantidad, distingue las unidades devueltas de las afectadas. El estado de una línea puede describirla entera aunque solo algunas unidades estén dañadas. Indica la cantidad realmente afectada al crear la incidencia y comprueba que la disponibilidad refleje la restricción necesaria.

• Consulta al responsable en sala antes de declarar perdido el material: puede estar en otro vehículo o pendiente de recogida.
• Registra un responsable del seguimiento y una hora acordada para la devolución pendiente.
• Mantén identificado el material de proveedores y organiza su devolución con independencia de la hora de fin del evento.
• Separa la evidencia de inspección de la decisión de cobrar al cliente. Acuerda responsabilidad, importe y tratamiento fiscal antes de emitir el cargo.

Qué significan los pasos de devolución en Filmo

En Filmo, marcar Devuelto registra la llegada, pero el stock sigue ocupado. Revisar registra el estado y libera el material de ese pedido. Se admiten cantidades parciales. Guarda los cambios antes de salir de la devolución. Consulta el procedimiento en registra la devolución y revisa el material.

El estado Incidencia o Perdido genera una alerta. Crea la incidencia de Mantenimiento y comprueba su configuración de disponibilidad: una alerta sin gestionar no bloquea el material. Marcar una unidad como Perdido la libera del pedido, pero no la elimina del inventario; desactiva la serie o corrige el stock por cantidad cuando se confirme la pérdida.

Revisa todos los grupos antes de Finalizar devolución. El cierre puede revisar automáticamente material pendiente y, al finalizar el último grupo abierto, también material restante de otros grupos. No uses el cierre como sustituto del recuento. Comprueba primero unidades, estados y acciones propuestas, y mantén abierta una devolución parcial mientras queden cantidades por resolver.

Cierra el trabajo con un reparto claro de responsabilidades

• Almacén: cantidades recibidas, resultados de revisión y faltas pendientes registrados.
• Mantenimiento: incidencias con responsable y material bloqueado cuando corresponde.
• Compras: material de proveedores, plazos y posibles desacuerdos controlados.
• Administración: servicios extra o reclamaciones por daños acordados y documentados; fianzas conciliadas por separado.
• Producción: impacto sobre el siguiente trabajo comunicado antes de preparar su material.