Para quién es esta guía
Comerciales y responsables de producción que venden eventos con fechas cerradas.
Un caso, paso a paso
Una oferta vence en siete días y el evento requiere cerrar personal antes. Revisa el plazo operativo real; la fecha de validez por sí sola no garantiza tiempo para preparar.
Ejemplo ficticio para trabajar el proceso; no es un resultado de un cliente.
Qué hacer en cada situación
- Sigue pendiente y nadie ha respondido.
- Llama o envía una pregunta concreta; no repitas el PDF sin contexto.
- Ha firmado o ha contestado por otro canal.
- Detén el recordatorio y actualiza el siguiente paso del proyecto.
- Ha rechazado la oferta.
- Pregunta el motivo sin presionar; separa precio, alcance, fecha y cancelación del evento.
- La fecha no deja margen de preparación.
- Escala a producción antes de prometer disponibilidad.
Antes de darlo por resuelto
Marca lo que ya has revisado. Las marcas se mantienen solo mientras esta página está abierta.
Tu kit de trabajo
Tu hoja de control
Empieza con este ejemplo de registro. El PDF incluye una hoja vacía para aplicar el procedimiento a tu equipo.
| Campo | Ejemplo cumplimentado |
|---|---|
| Oferta / versión | EV-204 / v3 |
| Decisión pendiente | Confirmar pantalla LED o proyección |
| Responsable / plazo | Comercial / jueves 12:00 |
| Cierre registrado | Cliente acepta v3; preparación asignada |
Un mensaje que puedes adaptar
Hola [nombre], para preparar [evento] nos falta confirmar [decisión]. ¿Podemos resolverlo antes de [fecha]? Si ha cambiado el alcance, revisamos juntos la propuesta [referencia].
Sustituye los campos y revisa los hechos antes de utilizarlo. No se envía ningún mensaje desde esta página.
Cómo saber si está funcionando
- Seguimiento a tiempo
- Ofertas revisadas dentro del plazo / ofertas que requerían revisión.
- Motivos conocidos
- Rechazos con motivo registrado / rechazos del periodo.
Son indicadores para medir tu proceso, no mejoras garantizadas por utilizar la plantilla.
Del procedimiento a tu workflow en Filmo
La guía anterior es un método de trabajo para el equipo. El catálogo describe la automatización prevista, pero la ayuda de Filmo anuncia Workflows como próximamente. Comprueba el acceso en tu cuenta antes de planificar su activación; descargar la guía no activa el workflow ni ejecuta las decisiones del procedimiento.
- Inicio
- Llega el momento programado
- Alcance de esta plantilla
- Cada mañana laborable busca los presupuestos pendientes de respuesta cuya validez termina en los próximos siete días y, solo si hay alguno, avisa a ventas para que los persiga antes de que caduquen.
- Antes de activar
- Configura destinatarios, conexiones, condiciones y permisos. Prueba un caso que debe actuar y otro que debe detenerse. Revisa los resultados antes de habilitar envíos o cambios en documentos.
¿Cuántos recordatorios debo enviar?
Define la cadencia con ventas y detén el seguimiento al recibir respuesta. La plantilla no sustituye ese criterio ni autoriza secuencias ilimitadas.