Para quién es esta guía
Administración, finanzas y comerciales responsables de la cuenta.
Un caso, paso a paso
F-204 vence con 3.000 EUR; se han cobrado 1.000. El recordatorio debe hablar de los 2.000 restantes. Antes de escalar una semana después, comprueba si ha llegado otro cobro.
Ejemplo ficticio para trabajar el proceso; no es un resultado de un cliente.
Qué hacer en cada situación
- Saldo cero o cobro recibido pendiente de conciliar.
- No reclames otra vez; valida y actualiza el registro.
- Cobro parcial.
- Comunica solo el saldo restante y referencia el pago recibido.
- Factura disputada.
- Detén el mensaje estándar y asigna resolución a administración y comercial.
- Promesa incumplida y deuda confirmada.
- Escala con historial y saldo actual, siguiendo la política comercial acordada.
Antes de darlo por resuelto
Marca lo que ya has revisado. Las marcas se mantienen solo mientras esta página está abierta.
Tu kit de trabajo
Tu hoja de control
Empieza con este ejemplo de registro. El PDF incluye una hoja vacía para aplicar el procedimiento a tu equipo.
| Campo | Ejemplo cumplimentado |
|---|---|
| Factura / moneda | F-204 / EUR |
| Emitido / cobrado / pendiente | 3.000 / 1.000 / 2.000 |
| Vencimiento / compromiso | 10 octubre / pago prometido el 14 |
| Siguiente paso | Reconsultar saldo el 14 antes de contactar |
Un mensaje que puedes adaptar
Hola [nombre], según nuestra revisión queda un saldo de [importe y moneda] de [factura], con vencimiento [fecha]. Si ya has realizado el pago o hay alguna discrepancia, indícanoslo para revisarlo antes de continuar.
Sustituye los campos y revisa los hechos antes de utilizarlo. No se envía ningún mensaje desde esta página.
Cómo saber si está funcionando
- Recordatorios improcedentes
- Avisos sobre facturas ya pagadas / avisos enviados; revisa cada caso.
- Saldo vencido con dueño
- Importe vencido con responsable y próxima acción / importe vencido revisado.
Son indicadores para medir tu proceso, no mejoras garantizadas por utilizar la plantilla.
Del procedimiento a tu workflow en Filmo
La guía anterior es un método de trabajo para el equipo. El catálogo describe la automatización prevista, pero la ayuda de Filmo anuncia Workflows como próximamente. Comprueba el acceso en tu cuenta antes de planificar su activación; descargar la guía no activa el workflow ni ejecuta las decisiones del procedimiento.
- Inicio
- Ocurre un evento
- Alcance de esta plantilla
- Al vencimiento comprueba esta factura en Filmo. Si sigue pendiente, recuerda el pago y abre seguimiento; una semana después vuelve a comprobarla antes de escalar.
- Antes de activar
- Configura destinatarios, conexiones, condiciones y permisos. Prueba un caso que debe actuar y otro que debe detenerse. Revisa los resultados antes de habilitar envíos o cambios en documentos.
¿Antigüedad y vencimiento significan lo mismo?
No. Algunos controles de Holded del catálogo buscan facturas emitidas hace más de 30 días, no facturas vencidas. Comprueba la fecha de vencimiento antes de reclamar.