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Cómo presupuestar un evento técnico: partidas, ejemplo y errores que cuestan margen
Prepara el presupuesto técnico a partir del material, el personal, la logística y todo el calendario de producción. Un congreso de dos días sirve de ejemplo para detectar costes que suelen omitirse.
Presupuestar un evento técnico es convertir un briefing (fechas, sala, aforo, programa) en una lista de material, personas y logística con su precio y su margen. Lo difícil no es la lista, sino que no falte nada que luego pagues tú: el día de montaje, las horas extra del desmontaje, el subalquiler de última hora o la furgoneta que hace dos viajes.
Qué necesitas saber antes de presupuestar
- Fechas y horarios: días de montaje, ensayo, evento y desmontaje, con horas de acceso a la sala.
- La sala: planos, altura, puntos de colgado, potencia eléctrica disponible y si hay técnico de sala o equipo propio.
- Aforo y formato: plenaria, mesas redondas, salas paralelas, streaming, traducción simultánea.
- Programa: cuántas intervenciones, cuántos micrófonos a la vez, vídeos, conexiones remotas.
- Quién decide y cuándo: plazo para cerrar el presupuesto y si hay otros proveedores en concurso.
Si falta alguno de estos datos, presupuesta con supuestos escritos («se asume una potencia de 63 A trifásica en sala») en vez de dejarlo en blanco. Usa esos supuestos para acordar cómo afectará un cambio al alcance, al precio y a la aprobación antes de ejecutar el trabajo.
Las siete partidas de un presupuesto técnico
- Material propio, por jornadas. Sonido, iluminación, vídeo, estructuras y cableado. Cobra por jornada de uso y decide cómo cobras varios días seguidos: muchas empresas aplican un coeficiente, de forma que tres días no cuestan tres veces uno.
- Subalquileres. Lo que no tienes y alquilas a otra empresa, a su coste más tu margen. Si no lo separas, no sabrás si el evento ganó dinero.
- Personal técnico. Por jornada y función (técnico de sonido, de iluminación, de vídeo, montadores), con lo que dura de verdad una jornada, las horas extra, la nocturnidad y los festivos.
- Transporte y logística. Furgonetas o camiones, viajes de ida y vuelta, carga y descarga, peajes y aparcamiento.
- Dietas, desplazamientos y alojamiento, si el evento es fuera de tu ciudad.
- Consumibles y extras: cinta, pilas, gaffer, impresiones, seguros específicos que pida la sala.
- Dirección técnica y oficina. Las horas de preproducción, visitas técnicas, planos y coordinación. Es la partida que más se olvida y la que más trabajo tiene detrás.
Un ejemplo: congreso de dos días con 300 asistentes
Un ejemplo orientativo para ver la estructura, no una tarifa: cada empresa tiene sus precios. El evento tiene un día de montaje, dos días de congreso y desmontaje la última noche.
| Partida | Qué incluye | Cómo se calcula |
|---|---|---|
| Sonido | P.A., mesa, 6 micrófonos inalámbricos, monitores | Material × jornadas con coeficiente |
| Vídeo | Proyector, pantalla, realización sencilla, grabación | Material × jornadas + subalquiler del proyector |
| Iluminación | Escenario y atril, sin show | Material × jornadas |
| Personal | Técnico de sonido, de vídeo, de luces y dos montadores | Jornadas por función + horas extra del desmontaje |
| Transporte | Un camión, dos viajes | Viajes + carga y descarga |
| Oficina | Visita técnica, planos, coordinación | Horas de dirección técnica |
Distingue el recargo sobre coste del margen sobre ingresos. En un ejemplo hipotético, un coste total de 700 € y un precio de 1.000 € dejan 300 €, un margen del 30 % sobre ingresos; sumar un 30 % a 700 € da un precio de 910 € y un margen aproximado del 23,1 %. Son ejemplos aritméticos, no tarifas recomendadas. Separa los impuestos aplicables e indica si están incluidos.
Los errores que más margen cuestan
- No cobrar el día de montaje ni el desmontaje. El material está fuera del almacén y el personal trabajando, aunque no haya público.
- Calcular el personal por horas de evento y no por jornadas reales: el técnico llega antes de abrir puertas y se va después del último cable.
- Olvidar el subalquiler de lo que ya está reservado para otro trabajo esas fechas. Comprueba la disponibilidad antes de enviar, no después.
- Mezclar en una línea el material propio y el subalquilado: el precio puede ser el mismo, pero el margen no.
- Enviar el presupuesto tarde. En un concurso, el primero que responde con un presupuesto serio parte con ventaja.
- No fijar condiciones: validez del presupuesto, anticipo, plazo de pago y qué pasa si el cliente cancela o cambia el programa.
Condiciones que conviene incluir siempre
- Fija la validez del presupuesto y la acción o acuerdo que reserva el material. La aceptación y la reserva no deben darse por equivalentes.
- Anticipo a la confirmación y resto a la entrega o tras el evento, con el plazo de pago.
- Cancelación: qué se cobra según los días que falten.
- Cambios: cómo se presupuestan las peticiones nuevas una vez aceptado.
- Supuestos técnicos: potencia, accesos, horarios de montaje y quién aporta qué.
Cómo lo hace Filmo
En Filmo puedes crear documentos desde el material y los servicios del pedido. Importar con NEO ayuda a vincular la lista del cliente con tu catálogo para revisarla antes de aplicarla. Reservar material, asignar personal y aceptar un presupuesto son pasos distintos: aceptar el presupuesto no reserva stock. Los subalquileres permiten cubrir faltas y el complemento de Rentabilidad compara cifras virtuales, previstas y reales según los documentos registrados. Consulta producción técnica de eventos y en presupuestos con IA.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos de eventos técnicos
- ¿Se cobra el día de montaje?
- Sí. El material ya no está disponible para otro trabajo y el personal está trabajando. Muchas empresas lo cobran como jornada completa de material y de personal, o con un coeficiente propio, pero no debería salir gratis.
- ¿Cómo se cobra el material varios días seguidos?
- Lo habitual es un coeficiente por número de jornadas, de forma que el precio por día baja cuanto más largo es el alquiler. Lo importante es que sea el mismo para todos los presupuestos y esté escrito, no que cada comercial lo decida.
- ¿Qué margen se suele aplicar a un subalquiler?
- Parte del coste del proveedor más transporte, coordinación y el riesgo que asume tu contrato. Fija un precio que cubra ese trabajo; no existe un margen universal. Mantén el coste visible internamente aunque el cliente vea un precio de paquete.
- ¿El presupuesto debe incluir el IVA?
- Indica siempre si los precios llevan IVA o no, y el tipo que aplicas. Entre empresas lo habitual es presupuestar sin IVA y sumarlo al final, pero dilo claramente para que la comparación con otros proveedores sea justa.