Para quién es esta guía
Atención al cliente, ventas y administración.
Un caso, paso a paso
Un correo con asunto “Factura” también pide cambiar una entrega. La clasificación por asunto no basta: administración conserva la factura y producción recibe una tarea separada.
Ejemplo ficticio para trabajar el proceso; no es un resultado de un cliente.
Qué hacer en cada situación
- Petición comercial clara.
- Asigna ventas con fecha del evento y datos pendientes del brief.
- Factura o pago.
- Envía a administración y comprueba el documento; no lo marques pagado por el asunto.
- Incidencia en un evento en curso.
- Escala al responsable operativo y registra el artículo o pedido afectado.
- Asunto ambiguo o varias peticiones.
- Revisión humana: separa tareas y conserva un único dueño de la respuesta.
Antes de darlo por resuelto
Marca lo que ya has revisado. Las marcas se mantienen solo mientras esta página está abierta.
Tu kit de trabajo
Tu hoja de control
Empieza con este ejemplo de registro. El PDF incluye una hoja vacía para aplicar el procedimiento a tu equipo.
| Campo | Ejemplo cumplimentado |
|---|---|
| Petición | Cambio de horario + nueva pantalla |
| Proyecto / plazo | EV-204 / hoy 16:00 |
| Dueño | Producción coordina con ventas |
| Respuesta pendiente | Confirmar disponibilidad antes de prometer el cambio |
Un mensaje que puedes adaptar
Petición: [resumen]. Proyecto: [referencia]. Falta confirmar: [dato]. Responsable: [persona]. Borrador de respuesta pendiente de revisión: [texto].
Sustituye los campos y revisa los hechos antes de utilizarlo. No se envía ningún mensaje desde esta página.
Cómo saber si está funcionando
- Peticiones sin asignar
- Mensajes que requieren acción y siguen sin responsable al cerrar la jornada.
- Reasignaciones
- Peticiones enviadas al área incorrecta / peticiones clasificadas.
Son indicadores para medir tu proceso, no mejoras garantizadas por utilizar la plantilla.
Del procedimiento a tu workflow en Filmo
La guía anterior es un método de trabajo para el equipo. El catálogo describe la automatización prevista, pero la ayuda de Filmo anuncia Workflows como próximamente. Comprueba el acceso en tu cuenta antes de planificar su activación; descargar la guía no activa el workflow ni ejecuta las decisiones del procedimiento.
- Inicio
- Ocurre un evento
- Alcance de esta plantilla
- Clasifica el correo entrante por su asunto, lo archiva o lo enruta al equipo que toca, y deja en el chat el resumen que prepara Neo.
- Antes de activar
- Configura destinatarios, conexiones, condiciones y permisos. Prueba un caso que debe actuar y otro que debe detenerse. Revisa los resultados antes de habilitar envíos o cambios en documentos.
¿Clasificar por asunto es suficiente?
No siempre. La plantilla del catálogo clasifica por asunto; prepara una cola de revisión para ambiguos y comprueba los adjuntos antes de actuar.